Analyse des besoins de formation : comment évaluer précisément les besoins grâce à l’IA ?
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Et si vous replaciez l’analyse des besoins au centre de votre stratégie Learning ? Un chiffre nous a frappé : en 2023, les entreprises françaises ont dépensé 25,1 milliards d’euros pour la formation professionnelle, soit 3,7 % de leur masse salariale. Pourtant, une grande partie de ces contenus est oubliée dès que le collaborateur revient à son poste. Le problème ? Un ciblage flou, construit sur du déclaratif plutôt que sur du terrain. L’IA pourrait bien vous aider à évaluer précisément les besoins terrain et compétences stratégiques pour pallier à ce défi de taille.
Ce qu’il faut retenir
- L’analyse des besoins de formation précède toute conception de contenu : elle clarifie ce qu’on mesure et comment on le mesure.
- Un référentiel de compétences peut se périmer avant même d’être publié : mesurer juste compte plus que mesurer beaucoup.
- Besoin réel et demande formulée sont à distinguer pour cibler juste.
- Des outils de diagnostic contextualisés par IA (diag managérial, DISC, 360°, T0/T1…) évitent le biais de désirabilité sociale et sont clés pour mieux cibler les profils des apprenants.
- Un ciblage fiable est la condition pour un adaptive learning qui a du sens
Qu’est-ce qu’une analyse des besoins de formation ?
Une analyse des besoins de formation mesure l’écart entre les compétences actuelles d’un collaborateur ou d’une équipe, et celles nécessaires pour être vraiment performant sur son poste. Elle précède la construction du parcours et permet de définir le contenu de la formation.
Après avoir recueilli les besoins (via des entretiens, questionnaires, observations terrain, stratégie entreprise…), cette analyse compare ce qu’un collaborateur sait faire à un instant T à ce que le poste ou la stratégie exige demain. Cela permet de déduire l’écart à combler et de cibler juste.
🔎 Le recueil des besoins, l’étude de sol de votre ingénierie pédagogique
Pensez à l’ingénierie pédagogique comme à la construction d’une maison. Le recueil des besoins, c’est l’étude de sol. Et si l’étude de sol est bâclée, la maison finit par se fissurer, quels que soient les matériaux utilisés par la suite. C’est exactement ce qui se passe quand on saute l’étape de l’analyse des besoins pour aller directement à la conception du contenu ! Le format, les modalités, le rythme, le niveau de langage : tout ce qui relève de l’ingénierie de formation dépend de ce diagnostic initial. Si vous avez besoin de conseils pour cette étape fondamentale, nos experts restent disponibles pour échanger.
Besoin réel vs demande formulée : faites la différence
Imaginez une entreprise qui forme ses équipes à l’usage d’un LLM pour cocher une case importante. Douze mois plus tard, la compétence qui fait la différence n’est plus de savoir prompter, mais de savoir construire un agent ou d’utiliser des outils de code assistés par IA. Pourtant le référentiel, lui, mentionne toujours la première compétence. Le temps de le rédiger, de le valider et de le diffuser, il a déjà pris du retard sur ce qu’il est censé mesurer.
C’est l’écart entre le besoin réel et la demande formulée. Une demande porte sur un sujet alors que le besoin porte sur un résultat opérationnel. Cet écart de compétences (le skills gap) est justement ce que l’analyse des besoins de formation doit isoler avant toute conception de parcours.
« On est à l’ère de l’obsolescence, j’allais dire presque programmée, des compétences. On le voit au temps que les entreprises mettent à sortir un référentiel de compétences : il est déjà quasiment caduc au moment où il sort. »
Arthur Choukroun — CEO, Skillsday
🔎 Pour comprendre comment mieux cibler avec l’IA
Decouvrez notre guide « Former avec l’IA : 10 dispositifs pédagogiques qui transforment vraiment les compétences ». Il décortique des méthodes et des outils augmentés par l’IA, concrets et opérationnels, qui ont déjà fait leur preuve dans des moyennes et grandes entreprises. Vous aurez une vision claire de ce que l’IA permet vraiment de faire en formation et comment elle peut être utilisée pour mieux cibler ses parcours de formation.
Comment analyser les besoins de formation et créer un référentiel pérenne et stratégique avec l’IA : le cas d’un grand compte du secteur environnement
Sur cet acteur, le premier objectif était d’identifier les compétences stratégiques pour les Key Account Managers du groupe. Les objectifs secondaires étaient de les évaluer et de les faire progresser sur ces compétences clés. Le recueil et l’analyse des besoins étaient donc la première étape pour créer le référentiel de compétences du projet.
Le process s’est déroulé en 4 étapes, avec l’IA mobilisée dès le début :
- Agréger tous les référentiels sérieux du marché
Avec l’IA, Skillsday a aspiré en quelques minutes l’ensemble des référentiels sérieux de compétences KAM existants et a créé le plus gros référentiel de compétences KAM du marché.
Résultat : 54 compétences, réparties en 9 clusters, un référentiel exhaustif, mais inexploitable en l’état. - Filtrer selon le cahier des charges du client
Skillsday a mappé les compétences pertinentes par rapport aux enjeux et priorités exprimés par le client.
Résultat : de 54 à une trentaine de compétences, mais encore trop pour construire un programme précis. - Confronter à la stratégie réelle de l’entreprise
Le filtre est ici construit à partir de la stratégie de l’entreprise et des prises de parole de sa direction. Les compétences sélectionnées sont celles qui distinguent vraiment un bon KAM d’un excellent KAM dans ce contexte précis.
Résultat : 12 compétences clés isolées et réparties en 4 clusters - Tester et construire le programme sur mesure
Une fois ces 12 compétences isolées, les collaborateurs sont évalués dessus, et le programme de formation se construit exclusivement autour de ces leviers de performance réels et précis.
Résultat : 93 % de complétion sur le diagnostic créé à partir de ce référentiel
Quels outils IA peuvent être utilisés pour améliorer la détection des besoins apprenants ?
Le référentiel dit ce qu’il faut mesurer collectivement. Le travail suivant est de situer chaque apprenant individuellement par rapport à ce référentiel. Et ça, c’est le rôle des outils de diagnostic.
1. Le diag managérial : éliminer le biais de désirabilité sociale
Durée : 15 min | Cible : Managers | Livrable : Rapport de profil managérial
Un questionnaire déclaratif classique biaise systématiquement les résultats : tout le monde se survalorise.
Le diagnostic managérial de l’AI Learning Factory est, lui, un questionnaire d’analyse des besoins construit différemment : il place le manager face à 20 situations concrètes du quotidien managérial. Quand 4 réponses sont possibles, aucune n’est « la bonne ». En révèlant leur réaction dans chaque situation, les managers dévoilent leur style managérial personnel, avec leurs forces et leurs faiblesses. Ils peuvent ensuite se voir proposer des modules adaptés et progresser sur leur problématique individuelle.
2. Le DISC réinventé par l’IA : contextualiser le profil comportemental
Durée : 10 min | Cible : managers, chefs de projet, équipes en transformation | Livrable : rapport individuel hyper-contextualisé
Le DISC de Skillsday c’est un modèle scientifique qui génère un rapport contextualisé par IA à partir de vos données. Par rapport au DISC traditionnel, il ajoute une question : « comment mon style comportemental dominant se traduit dans ma situation professionnelle précise ? ».
Exemple de recommandation : « votre réflexe naturel est de trancher vite. Dans votre contexte de projet transverse sans levier hiérarchique, ce réflexe peut générer de la résistance. ». Des ajustements sont ensuite proposés, tels que : reformuler les décisions comme des propositions, donner le contexte avant la consigne, investir 10 minutes par semaine en tête-à-tête avec chaque profil…
3. Le 360° contextualisé : des comportements observables
Durée : 15 à 20 min | Cible : Fonctions à enjeu (KAM, managers de managers, experts) | Livrable : rapport croisé, angles morts identifiés
Un 360° classique évalue des compétences abstraites : « capacité à négocier : 6/10 ». Personne ne sait vraiment quoi en faire. Le 360° contextualisé évalue des comportements observables dans un métier précis : « reformule systématiquement les objections du client avant de proposer une alternative ». Là, tout devient clair, pour l’évaluateur comme pour l’évalué.
C’est ce dispositif qui a permis d’évaluer les 12 compétences clés des Key Account Managers du secteur environnemental, en croisant auto-évaluation et évaluation des tiers (manager, collègues et clients).
4. Le diag avant/après (T0/T1) : prouver la progression
Durée : 10 min à T0, 10 min à T1 | Cible : toutes populations | Livrable : rapport de progression + synthèse de cohorte
Il s’agit d’un même questionnaire situationnel passé deux fois : avant et après la formation. À l’arrivée, les apprenants reçoivent un rapport de progression avec radar comparatif. Il montre visuellement ce qui a évolué par compétence et par module.
Un acteur majeur de l’industrie musicale a déployé ce dispositif pour sa Sales Academy, avec 12 questions situationnelles personnalisées au contexte métier. Résultat mesuré : jusqu’à +59 % de progression sur certaines compétences, +33 % sur d’autres, et des rapports partagés directement avec les managers pour prolonger l’effet formation.
🔎 Ce que l’IA change concrètement : de l’analyse à l’adaptive learning
Une fois le ciblage fiabilisé, l’adaptive learning devient enfin pertinent. Faire de l’adaptive learning sur une base floue, mal évaluée, n’a pas de sens. Le faire sur des compétences précisément identifiées, si.
L’adaptive learning avait historiquement deux blocages : savoir précisément quelles compétences évaluer au départ, puis générer des contenus adaptés au niveau réel de chaque personne. C’est exactement ce que l’IA change : on peut désormais proposer un diagnostic adaptatif à 500 personnes et générer 500 parcours individuels. La personnalisation du parcours de formation à l’échelle devient accessible à moindre coût.
Comment choisir le bon outil et proposer un diagnostic ciblé pour mon besoin ?
Mieux cibler, mieux mesurer, mieux orienter. Trois dimensions suffisent pour concevoir l’outil de diagnostic qui correspond exactement à votre enjeu — pas un outil de plus, l’outil qui manquait.
Pourquoi tous les diagnostics de besoins ne se valent pas
Un quiz de connaissances, un 360° managérial ou encore un test de préférences comportementales n’ont rien en commun. Ils mesurent des points et produisent des rapports différents. Avant de construire un outil de diagnostic, vous devez trancher sur ces 3 questions :
- Que voulez-vous mesurer
- Auprès de qui ?
- Pour en faire quoi.
Seul ce cadrage produit un outil pertinent qui sera adapté à votre contexte précis.
La matrice complète pour choisir le bon diagnostic de compétences
Quelle vocation donner au rapport de diagnostic ?
La vocation du rapport répond à la troisième dimension du cadrage : ce que le rapport doit réellement apporter à celui qui le reçoit. C’est un choix de conception qui est déterminé en fonction de vos objectifs finaux. Notez qu’un même outil peut cumuler plusieurs vocations. Passons maintenant aux 5 rapports finaux existants. La gradation ci-dessous le principe suivant : plus on descend, plus l’intelligence de la restitution est importante.
- Descriptif : « Voici ton profil »
Le rapport montre où en est l’apprenant à un instant T. Scores, radar, positionnement sur un référentiel… C’est un socle factuel et sans jugement de tout diagnostic. - Comparatif : « Voici où tu te situes »
Le rapport positionne face à un référentiel, aux pairs ou à une moyenne marché. La comparaison permet de créer la prise de conscience. - Prescriptif : « Voici ce que tu dois travailler »
Le rapport prescrit des actions concrètes : modules à suivre, compétences à développer. C’est le niveau le plus engageant : on parle directement à la personne, de manière individuelle et personnalisée. - Prédictif : « Voici ce qu’on peut anticiper »
Le rapport projette des tendances à partir de schémas observés. Les prédilections sont construites à partir de vos données et de vos critères de performance. Cette partie est en cours de développement. Cet horizon stratégique est rendu possible par la data accumulée sur l’ensemble des outils. - Évolutif : « Voici ta progression »
Le même outil est proposé avant et après la formation. Il mesure l’écart, le progrès, l’impact réel du dispositif. C’est LA la mesure d’impact que la L&D attend depuis 20 ans.
Comment concevoir un outil de diagnostic sur mesure ?
Trois questions suffisent pour cadrer l’outil qui correspond à votre enjeu, pas à un standard.
| Axe 1 « Qu’est-ce que vous voulez mesurer ? » Connaissances, compétences, comportements, préférences. | Axe 2 « Auprès de qui ? » Auto-évaluation, feedback multi-sources, mise en situation, test objectif. | Axe 3 « Qu’est-ce que vous voulez en faire ? » Décrire un profil, comparer à un référentiel, prescrire un parcours, mesurer une progression. |
Vos questions sur l’analyse des besoins en formation
Quelle différence entre audit des compétences et analyse des besoins de formation ?
L’audit des compétences prend une photo à un instant T de ce qu’un collaborateur sait faire. L’analyse des besoins de formation va plus loin : elle compare cette photo à ce que le poste ou la stratégie de l’entreprise exigent demain, et en déduit un écart à combler, jusqu’au plan de développement des compétences qui en découle. L’un constate, l’autre oriente l’action.
Quelle durée prévoir pour un diagnostic augmenté par l'IA ?
Cela dépend du dispositif, mais tous restent courts pour l’apprenant :
- 12 à 15 minutes pour le diag managérial,
- 10 minutes pour le DISC contextualisé,
- 15 à 20 minutes par évaluateur pour un 360°,
- 10 minutes à T0 et 10 minutes à T1 pour mesurer une progression.
Ce qui change vraiment avec l’IA, c’est l’étape en amont, invisible pour l’apprenant : agréger un référentiel de compétences sérieux prenait des semaines de travail manuel, contre quelques minutes une fois l’IA mobilisée.
Comment hiérarchiser les compétences à cibler en priorité ?
Par filtrage et en cascade. Sur le cas du grand compte du secteur de l’environnement évaluant ses Key Account Managers, par exemple, le référentiel initial de 54 compétences a d’abord été ramené à une trentaine via les enjeux réels du client, puis à 17 compétences clés via la stratégie de l’entreprise et les prises de parole de sa direction. Deux filtres successifs ont été appliqués. Chacun recentre sur ce qui distingue vraiment la performance dans ce contexte précis. Et c’est le cœur d’un diagnostic des besoins en compétences bien mené : trancher et non cumuler.
Cibler juste, c’est la première étape
Une analyse des besoins de formation bien menée est bien plus qu’un simple diagnostic.
Elle conditionne directement ce qui suit : l’entraînement, puis la mise en pratique sur le terrain.
Et c’est exactement la logique des trois piliers de l’AI Learning Factory de Skillsday : mieux cibler, mieux entraîner, mieux pratiquer,
grâce à des micro-outils pédagogiques propulsés par l’IA. Précis, personnalisés et rapides à déployer,
ils adressent ces trois piliers fondamentaux de la formation pour impacter vraiment les comportements sur le terrain.
Si vous aussi vous souhaitez commencer à cibler juste avec des outils rapides, précis et innovants, contactez nos experts.
