Guide pratique : l’e-learning en entreprise

Avez-vous déjà eu ce sentiment frustrant de perdre 2 jours de votre temps dans des formations interminables à 1h de chez vous ? Avec l’e-learning, c’est de l’histoire ancienne ! Dites adieu aux formations contraignantes avec de la théorie à n’en plus finir et dites bonjour aux formations concrètes, opérationnelles et engageantes ! Vos collaborateurs seront ravis ! Flexibles, accessibles et interactives, les formations en ligne permettent une montée en compétences continue. Le must ? Pouvoir personnaliser ses contenus pédagogiques pour des formations 100% pratiques ! Ça vous intéresse ? Découvrez tous les secrets pour digitaliser vos parcours pédagogiques. Des différents outils à connaître au choix crucial du LMS, en passant par les avantages et inconvénients de la formation en ligne : vous saurez tout ! 

Quels sont les outils incontournables des formations en ligne ?

Pour mettre en place un parcours de formation à distance, deux outils sont nécessaires : un outil auteur et un LMS. 

1. L’outil auteur : il est utilisé par les créateurs du contenu pédagogique et/ou formateurs pour créer le contenu d’apprentissage en ligne (textes, images, animations, vidéos, documents…). Parmi les plus gros outils du marché, nous pouvons citer : Articulate 360 Storyline, iSpring, Adobe Captivate, Genially…
2. Le LMS (Learning Management System) : il permet de gérer et de distribuer le contenu e-learning. Il est notamment utilisé par les responsables formation pour administrer et suivre les apprenants. De leur côté, les apprenants l’utilisent pour suivre les cours en ligne. Parmi les différents acteurs, nous pouvons citer 360Learning, Beedeez, Rise Up,…

À noter que certaines solutions peuvent être à la fois des outils auteurs et à la fois des LMS, on parle alors de LCMS (Learning Content Management System).

Les outils pédagogiques digitaux

Pour rendre le contenu interactif, de nombreux outils multimédias peuvent être utilisés :

1. Les différents formats digitaux : vidéos, podcasts, infographies… Un seul mot d’ordre : variez les modalités !
2. Les différentes activités : quiz, mini-jeux, textes à trous, cartes recto/verso, jeux d’association… Ici aussi, mixez les plaisirs pour mieux capter l’attention des apprenants et favoriser la rétention.
3. Les forums de discussion et les messageries : de très beaux outils pour créer des communautés d’apprenants actifs et engagés. Les LMS peuvent proposer ce type de fonctionnalités. Mais vous pouvez aussi créer vos propres canaux d’apprenants au sein des réseaux sociaux de votre entreprise (Teams, Slack…)
4. Les bibliothèques de ressources : cahiers de formation, fiches mémo, ressources complémentaires téléchargeables… Ces bibliothèques numériques sont accessibles à toutes et tous pendant et après la formation en ligne. Qui dit mieux ?

Quel LMS choisir pour former ses collaborateurs ?

Le choix du LMS pour former en ligne ses équipes est important. C’est à partir de ce système de gestion que l’entreprise intègre, gère et administre toutes les formations. Le choix du LMS dépendra des besoins de l’entreprise et des fonctionnalités souhaitées.

Le prix du LMS

Comme toute solution, un système de gestion d’apprentissage en ligne a un coût. Le prix du LMS peut varier du simple au double allant de quelques vingtaines d’euros par mois à des milliers d’euros. Le prix dépendra principalement de vos besoins (hébergement, personnalisation, fonctionnalité des rapports de suivi…) et du nombre d’apprenants actifs. Avant de se lancer dans la belle aventure de la formation en ligne, il est donc très important de définir précisément ses besoins. 

En plus de l’abonnement mensuel ou annuel, des coûts supplémentaires sont à prévoir pour estimer le prix du LMS :

• Les frais fixes d’installation,
• La formation à l’utilisation du LMS et de la plateforme (peut être incluse dans le prix d’installation),
• Les frais de mise à jour,
• Les frais de maintenance.

Prenez donc le temps de comparer les différents acteurs et de comprendre le modèle économique propre à chacun. Notez qu’à partir d’un certain nombre d’utilisateurs, les acteurs du marché proposent des devis personnalisés.

La sécurité du LMS

C’est un des critères les plus importants mais auquel on ne pense pas de prime abord : la sécurité des données. Assurez-vous que la solution choisie vous garantisse une sécurité totale des données des apprenants.

La compatibilité avec vos outils

Ce critère est également très important et mérite toute votre attention : la compatibilité du LMS avec les navigateurs web utilisés par votre entreprise, les logiciels ou les systèmes existants comme les systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH) ou les systèmes de gestion de la performance. Pensez aussi à vérifier l’ergonomie sur tous les appareils : ordinateurs, tablettes et smartphones.

La facilité d’utilisation du LMS

La clé pour qu’un outil soit adopté ? La simplicité d’utilisation ! Et ce, aussi bien du point de vue des administrateurs de la plateforme que des apprenants. Il est donc très important de se tourner vers un LMS proposant une plateforme simple et intuitive. La formation numérique ne doit pas être vue comme une contrainte mais comme un plaisir ! Si la solution choisie est différente des pratiques et des usages habituels, le temps de déploiement et le temps de prise en main risquent d’être plus longs. Vous devrez en plus y ajouter un coût de formation des équipes. Ce point ne doit donc pas être négligé.

Les fonctionnalités du LMS

Il est également très important de définir précisément ses besoins pour s’orienter vers un LMS qui propose les fonctionnalités dont vous avez besoin. Ni plus, ni moins. Car chaque fonctionnalité peut engendrer un coût supplémentaire.

Les fonctionnalités principales à regarder sont : 

• La gestion des cours en ligne,
• Le type de suivi des apprenants proposé pour visualiser explicitement les difficultés, le progrès et les réussites,
• Les rapports d’analyses proposés,
• Le type ainsi que la variété de contenus multimédias et de ressources éducatives numériques supportés par la plateforme : vidéos sous-titrées, podcasts, guides…
• Les fonctions collaboratives : chats, forums, messageries privées…
• La présence d’un outil auteur embarqué qui peut vous affranchir de la norme Scorm et accélérer la vitesse de production. 

En plus de ces fonctionnalités, regardez également comment la plateforme globale peut évoluer au fil des années si vous souhaitez aller plus loin et intégrer davantage de collaborateurs à la plateforme.

Les avancées avec l’intelligence artificielle et l’e-learning

C’est le sujet du moment ! L’intelligence artificielle s’invite aussi dans l’EdTech pour vous permettre d’optimiser votre temps et votre efficacité. Sur ce point, les acteurs ont une avancée plus ou moins rapide. Si votre priorité est d’améliorer toujours plus votre efficacité et votre temps, les fonctionnalités liées à l’IA pourraient vous intéresser. D’un point de vue gestionnaire de plateforme, vous pouvez par exemple profiter de rapports d’analyses personnalisés, automatiser la création et la mise à jour de contenus simples ou la relance des apprenants, fournir une assistance personnalisée aux apprenants en difficulté… Elle peut aussi personnaliser le parcours des apprenants en leur proposant des contenus au plus proche de leurs besoins.

Le bonus : le service support

L’avant-vente, check ! Mais qu’en est-il du service après-vente une fois le LMS installé ? Pensez à poser des questions sur ce point avant même la signature du devis ! Les équipes internes peuvent être plus ou moins familières avec l’enseignement à distance et les outils qui s’y rattachent. Les ressources de formation disponibles peuvent être précieuses pour un bon déploiement. La réactivité et la qualité de l’assistance technique peuvent aussi se révéler des éléments clés dans les critères de choix.

5 LMS pour gérer votre plateforme d’apprentissage en ligne

Vous l’aurez compris, le choix d’un LMS pour bien former à distance ses collaborateurs n’est pas une mince affaire. Et il y a autant de bons choix que de besoins. D’autant plus que ce marché est composé d’une multitude d’acteurs ! Si vous avez toujours un peu de mal à vous y retrouver, voici une liste non exhaustive de quelques grands acteurs du marché :

Pour aller plus loin sur le sujet, le rapport Fosway Group 9-Grid™ vous propose un modèle multidimensionnel comparant les différentes solutions en fonction de leurs performances, leur potentiel, leur coût total, leur présence et de leurs trajectoires futures sur le marché européen.

Et si vous avez choisi votre LMS, il est temps de l’alimenter avec les bons contenus. On en parle ? 🙂

Comment se passe une formation e-learning ?

L’accès à la plateforme d’apprentissage

Les ressources éducatives numériques et les parcours de formation sont mis à disposition des collaborateurs sur une plateforme d’apprentissage en ligne. Chaque profil apprenant est créé et géré par l’administrateur grâce au LMS.

Les modules de formation en ligne

La formation peut être dispensée en un un seul bloc sur une ou plusieurs heures ou décomposée en plusieurs modules de quelques minutes. Cette deuxième approche permet de : 

• Rythmer l’apprentissage en ligne,
• Adapter les temps de formation aux disponibilités de chacun,
• Rendre le contenu plus intelligible,
• Favoriser l’assimilation des connaissances. 

Toujours dans l’optique de maintenir l’attention des apprenants et de favoriser l’interaction, les contenus pédagogiques peuvent être déclinés sous une multitude de formats : vidéos, audios, quiz, mini-jeux…

La gestion et le monitoring de la formation en ligne

L’administrateur et/ou le responsable formation peut gérer et suivre tout le déroulé de la e-formation depuis le LMS. Il pourra gérer les utilisateurs, créer des groupes d’apprenants et des canaux de discussion, suivre les progrès des apprenants ou encore créer des rapports. Le LMS lui permettra aussi d’envoyer des e-mails de relance pour les collaborateurs qui oublieraient de se connecter ou, au contraire, féliciter et encourager les collaborateurs assidus.

La communauté d’apprenants connectés

Contrairement aux idées reçues, apprentissage en ligne ne rime pas avec solitude, bien au contraire ! Les LMS sont d’excellents outils pour créer des communautés et de l’interactivité. Et qui dit communauté dit soutien, échanges de best practices, motivation accrue… Seul on va plus vite mais ensemble on va plus loin 😉 

L’évaluation et la certification en ligne

Et le meilleur pour la fin : le test final ! Ce test permet non seulement de faire travailler sa mémoire mais, également, de s’assurer que les notions principales ont bien été assimilées et peuvent être appliquées. Une fois ce test validé avec brio, les apprenants reçoivent généralement directement leur certificat dans leur boite mail. 

Quels sont les avantages d’une formation en ligne ?

Les avantages de la formation en ligne sont nombreux, dont :

• La flexibilité
• Le gain de temps
• L’accessibilité
• La personnalisation
• L’interaction
• Le coût

Une plus grande flexibilité 

Un des plus grands avantages de la formation à distance est sa grande flexibilité. Avec l’e-learning, finies les prises de tête organisationnelles et logistiques ! Vous n’avez plus besoin d’anticiper des mois à l’avance la plage horaire disponible dans les agendas de vos collaborateurs et managers ! Une formation en ligne s’adapte à tous les emplois du temps ! Chaque apprenant est libre de choisir LE moment pendant lequel il dédiera son temps et son attention.

Le gain de temps d’une formation à distance 

Se former en un clic ! Tel est l’un des autres formidables avantages du Digital Learning. Avouons-le, la formation en entreprise peut être difficile à mettre en place. Emploi du temps chargé, manque de temps ou manque de mobilité (comme dans le retail)…  Un parcours de formation e-learning s’avère alors être la solution pour réussir à former sans chambouler une to-do bien remplie et des obligations professionnelles. Les apprenants peuvent se former à leur rythme en intégrant, en fonction de leur temps, des micro-séquences d’apprentissage dans des micro-moments.

Une meilleure accessibilité 

Plus besoin de parcourir des kilomètres depuis son lieu de travail ou son domicile ! Le e-learning abolit toute contrainte de distance. Que vos collaborateurs soient dans le Nord ou le Sud, à l’Est ou l’Ouest ou encore en Afrique ou en Asie, chacun peut être formé de manière égale. Un très bel avantage à l’heure du télétravail ! 

Une plus grande personnalisation des parcours pédagogiques

Dites adieu à la formation en entreprise standardisée ! L’avantage avec l’e-learning est que le parcours peut être adapté en fonction des besoins et des appétences de chacun. 

• Sur une plateforme de formation en ligne disposant d’un catalogue de formations, chaque personne est libre de choisir les parcours qui lui correspondent le mieux.
• Dans un parcours sur-mesure, le contenu et l’univers graphique peuvent être entièrement adaptés aux besoins de la formation professionnelle. Les apprenants peuvent également revenir quand ils le souhaitent sur les modules qu’ils jugent nécessaires et ainsi façonner leur propre expérience d’apprentissage.

Une interaction qui n’est pas en reste

Les plateformes de formation en ligne permettent aussi de créer des communautés d’apprenants qui peuvent perdurer plusieurs semaines. Les écrans peuvent en plus faciliter la prise de parole de certains. Cette émulation instaure un environnement stimulant et collaboratif, propice à l’apprentissage. 

Un coût de formation maîtrisé 

Dernier avantage, mais non des moindres : le coût par collaborateur de la formation en entreprise. Déployer un catalogue de formation à l’échelle d’un service ou d’une entreprise permet de jouer sur les volumes et de réduire significativement le coût de la formation par apprenant. 

Quelles sont les limites du Digital Learning ?

Les limites de la formation à distance

Les principales limites de la formation à distance et d’un environnement d’apprentissage virtuel sont : 

• Le manque de contact humain, 
• La difficulté de mise en place pour certaines entreprises, 
• Le manque de motivation de certains apprenants,
• Un contenu trop théorique et peu pratique.

Les solutions pour vraiment former en ligne

À chaque “problème” sa solution ! Chez Skillsday nous appellerions plutôt ces limites des opportunités : 

• Les plateformes d’apprentissage en ligne sont de formidables outils pour créer des communautés d’apprenants engagés et solidaires. Nous recommandons la mise en place d’une vraie stratégie de publication avec des articles, vidéos, anecdotes… Et pour aller encore plus loin, un expert formateur peut répondre aux questions des apprenants. Vous créez alors toutes les conditions pour favoriser les échanges et amplifier le partage de bonnes pratiques au sein de votre communauté d’apprenants !
• Certains organismes de formation, comme Skillsday, proposent du contenu pédagogique numérique depuis tous les outils auteurs du marché et vous accompagnent de A à Z pour déployer et mettre en place ce contenu sur votre LMS. Et si vous n’êtes pas encore équipé d’un LMS, Skillsday s’assurera de vous proposer une solution technologique parmi les meilleures du marché.
  
•  Rendre la formation sexy, c’est tout un art ! Mais c’est bien sûr possible avec une communication et un marketing adaptés ! Il est même possible de mettre en place des emails de rappel pour les apprenants les plus tête en l’air 😉
• Chez Skillsday, les formations en ligne sont construites à partir d’exemples concrets observés en entreprise. Elles sont toujours accompagnées d’un cahier de formation. Des mises en situation fictives permettent à l’apprenant de se projeter dans des situations quotidiennes. Des exercices d’application concrets l’encouragent ensuite à appliquer ses nouvelles connaissances sur le terrain.
• Et le bonus : les solutions de formation Blended Learning. Elles combinent le meilleur du e-learning et du synchrone pour proposer des formations ultra-pratiques et impactantes. Rythmés par des temps forts, les apprenants se forment en autonomie via des modules e-learning et mettent ensuite en pratique leurs nouvelles connaissances lors de sessions synchrones. Le parfait combo pour un ancrage mémoriel optimal et une évolution durable des réflexes comportementaux.