Feedback : le guide ultime pour maîtriser cet outil de performance

Le feedback ? Encore un anglicisme dont tout le monde parle pour être « cool » ? Non, le feedback c’est bien plus qu’un terme à la mode. C’est un véritable outil de performance et de motivation à utiliser sans modération par les managers et les collaborateurs. Pourquoi un tel engouement ? Comment faire vraiment un bon feedback ? On vous dit tout !

C’est quoi un feedback ?

Comprendre vraiment cette Soft Skill

Le feedback, c’est avant tout un des meilleurs cadeaux que vous pouvez faire à votre collègue, à votre collaborateur, à votre boss ou à vous-même ! Ce retour construit et factuel sur une action ou un comportement précis permet soit :

• de donner des clés de progression à un collaborateur,
• d’appuyer une action qu’il fait super bien et sur laquelle il peut capitaliser pour aller encore plus loin,
• de progresser et de travailler sur soi-même lorsque l’on demande un feedback.

Exemple concret de feedback par Estelle

Quel type de feedback adopter en entreprise ?

Chez Skillsday, on met en avant 2 types de feedback en entreprise : le feedback d’amélioration et le feedback positif.

Le feedback d’amélioration

Commençons par le feedback le plus « touchy », le plus difficile à réaliser. Enfin c’est plutôt une idée reçue lorsque l’on n’a pas la méthode.

Car un feedback d’amélioration ce n’est pas une critique ou une remontrance : c’est un vrai cadeau. Ce cadeau permet de trouver une solution concrète et co-construite pour faire progresser son collaborateur, son collègue ou son manager suite à une action ou à un comportement qui doit être amélioré. Il permet in fine de transformer les erreurs en opportunités d’apprentissage. Mettez-vous dans la peau d’un coach qui aide à peaufiner le jeu de son sportif pour le mener à la médaille olympique 😉

Le feedback positif

Comme son nom l’indique, le feedback positif est un retour positif sur une action particulièrement bien menée. A priori, ce feedback ne pose pas de problème car, donner un compliment, c’est facile et surtout on adooore recevoir des compliments ! Mais donner et réussir vraiment un feedback positif c’est plus complexe qu’un simple « ce que tu as fait est génial ! » ou « bravo pour ta présentation ».

Le bon feedback positif met en lumière ce qui fonctionne bien, en expliquant pourquoi c’est top. Le but est que son interlocuteur comprenne précisément ce qu’il fait de bien et qu’il puisse capitaliser sur cette force.

Comment faire un feedback efficace ?

La méthode ultime pour faire un bon retour d’amélioration

Concentrons-nous sur le type de retour qui suscite le plus d’appréhension en entreprise : le feedback d’amélioration. Alors respirez… on vous dévoile la méthode ultime pour réussir cet exercice 😉

1. Préparez le terrain : avant de vous lancer, assurez-vous de bien préparer votre feedback. Notez les faits précis et observez bien les comportements. Le but est d’être factuel et d’éviter d’être vague, accusateur ou dans le jugement.
2. Commencez sur une note positive : commencez par une conversation positive et sincère. Par exemple, « J’ai vraiment apprécié ton engagement sur ce projet. » Votre interlocuteur sera dans de bonnes conditions pour débuter une conversation constructive.
3. Exposez les faits : 0 blabla, allez droit au but ! Décrivez précisément l’action ou le comportement qui doit être amélioré et les répercussions. Soyez concret et illustrez vos propos avec des exemples comme, « Lors de la réunion, j’ai remarqué que tu as coupé la parole plusieurs fois, ce qui a perturbé la prise de parole de Marie ».
4. Écoutez activement : place au silence ! Laissez votre collaborateur s’exprimer et restez ouvert à ses explications pour le comprendre vraiment.
5. Sortez l’arme fatale : les questions ouvertes : à ce stade, vous souhaitez aider votre collaborateur ou collègue à trouver une solution. Ici, la question ouverte est votre meilleur outil pour impliquer votre collaborateur. Par exemple, « Comment penses-tu pouvoir éviter cela à l’avenir ? ».
6. Et action ! Reformulez les solutions et définissez un plan d’action précis.

💡L’astuce de Maud : planifiez un suivi pour évaluer les progrès, féliciter des avancées ou ajuster si nécessaire.

Et le retour positif, comment ça marche ?

La méthode pour donner un feedback positif est similaire. A la différence qu’ici on ne demande pas des pistes de réflexion pour changer mais des pistes de réflexion pour pérenniser l’action ou le comportement. Le but est surtout de venir booster la confiance et in fine la motivation et la performance du collaborateur.

Le feedback positif se construit donc avec :

1. Une ouverture positive,
2. Un énoncé précis et factuel du comportement ou de l’impact,
3. Une écoute active pour permettre la prise de conscience de la bonne pratique,
4. Une question ouverte pour faire émerger des idées pour pérenniser l’action ou le comportement,
5. Une projection sur le long terme de cette action.

Cas pratiques : exemples de feedbacks en entreprise

Les fondamentaux d’un retour réussi

C’est quoi le feedback HVA ?

Chez Skillsday, on parle de feedback HVA, AKA le feedback à Haute Valeur Ajoutée. Ok, mais qu’est-ce qu’il se cache derrière ce jargon pédagogique ?

Un feedback HVA est un feedback qui met en lumière l’impact ! Car l’impact est l’ingrédient qui vient générer les prises de conscience. Si l’impact est positif, le feedback encourage le collaborateur à continuer sur sa lancée. Si l’impact est plus mitigé ou génère un inconfort, le feedback aidera le collaborateur à se poser les bonnes questions.

Les 3 fondamentaux à maîtriser pour impacter vraiment

L’intention

Avant de faire un retour, demandez-vous ce que vous souhaitez offrir à l’autre ? Souhaitez-vous que votre collègue ou votre collaborateur soit motivé ou démotivé à l’issue de votre échange ? Souhaitez-vous donner un ordre à votre collaborateur ou bien l’aider à grandir en le responsabilisant ? Si votre objectif est d’aider votre collègue à progresser, le feedback est le bon outil à utiliser.

💡Par exemple : vous lancez un nouveau projet et une collaboratrice fait une présentation longue, descendante et peu participative. Si vous souhaitez qu’elle développe son leadership, invitez-la à réfléchir sur l’impact de sa présentation plutôt que de lui donner des ordres. Questionnez-la : « qu’est-ce que tu pourrais faire pour améliorer l’impact de ta présentation ?« .

Être factuel et spécifique

Finis les commentaires vagues et flous ! Un bon feedback se base sur des faits précis et observables. Par exemple, au lieu de dire « Ta présentation n’était pas claire », précisez « Lors de ta présentation, la diapositive sur le plan de déploiement était trop chargée. La conséquence de cela, c’est que les interlocuteurs n’étaient plus attentifs à ce que tu disais. ».

💡L’astuce de Maud pour être factuel : Utilisez le « je » dans son feedback. « Lors de ta présentation, voilà ce que j’ai constaté, ce que j’ai observé…« .

Eviter le jugement et la culpabilisation

Eh oui, clé ultime pour partager un bon feedback : distinguez le « faire » de « l’être ». Le feedback se base sur ce que la personne fait et non sur ce qu’elle est. Juger la personne c’est à coup sûr perdre son écoute. Ce qui est factuel n’est pas discutable.

💡 Par exemple, remplacez « tu rends toujours tes documents en retard » par « Tu devais m’envoyer les documents avant-hier, et hier j’avais toujours rien reçu. La conséquence de ça, c’est que j’ai dû travailler tard pour finaliser la présentation. ».

Erreurs courantes à éviter en entreprise

Le feedback est un outil. Qui dit outil dit mode d’emploi, bonnes pratiques et, aussi, mauvaises utilisations. 2 erreurs sont à bannir dès aujourd’hui.

STOP au feedback sandwich

Le feedback sandwich est courant mais il utilise pourtant la mauvaise recette. Le feedback sandwich c’est ce retour servi avec une bonne couche de compliments au début et une autre bonne couche d’encouragements à la fin. Sauf qu’entre ces deux étapes, il y a une double dose de reproches.

Par exemple : « Ta présentation était super (compliment), mais il y avait beaucoup de fautes d’orthographe (critique), mais tu es vraiment bon dans ce que tu fais (compliment). »

Ce mauvais assemblage d’ingrédients peut sembler gentil et diplomate par l’émetteur du retour. En réalité, ce type de retour est contre-productif. Cette méthode dilue le message principal et peut sembler manquer de sincérité. Les ingrédients principaux sont également oubliés : la compréhension et la recherche de solution.

Négliger l’étape d’après : le suivi post-feedback

Un feedback sans suivi, c’est comme planter une graine sans l’arroser. Assurez-vous de revoir les points discutés et de constater les progrès. Cela montre que vous êtes engagé dans le développement de vos collègues, de vos collaborateurs. Ce suivi traduit aussi de la reconnaissance pour leur travail. 

Pourquoi développer cette compétence douce ?

Le feedback est un bel outil pour booster sa carrière, améliorer ses relations professionnelles et créer un vrai lien de confiance. Car, cette soft skill, c’est comme un GPS pour le développement des collaborateurs. Il vous indique ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré. Sans feedback, on navigue à l’aveugle.

Mettre en place une culture du feedback c’est :

• Booster la performance globale. Il aide en effet à identifier les forces et les points d’amélioration de chacun. Il permet ainsi une amélioration continue de chaque collaborateur.
• Décupler la motivation et l’engagement. Recevoir un feedback constructif traduit une certaine reconnaissance et valorisation du travail réalisé.
• Renforcer les relations. Cet outil améliore la communication au sein de l’équipe et donc renforce ce sentiment de proximité, de transparence et de confiance.

Oser demander et recevoir des retours d’amélioration pour progresser 

Bonus : faire des feedbacks réussis grâce à l’IA

Et si l’intelligence artificielle pouvait vous créer un script personnalisé et rédiger pour vous le feedback à délivrer ? Un peu futuriste, et rassurez-vous, nous n’y sommes pas encore. Mais Arthur, notre SEO expert en intelligence artificielle, a créé un script GPT permettant de vous entrainer en autonomie à construire le feedback parfait ! Prêt.e à tester cette nouvelle manière de se former ? Téléchargez le prompt 😉